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Descripción de las características funcionales

Software SHTAB

y la información necesaria para ponerlo en marcha y hacerlo funcionar

 

1. Información general:

Software Shtab ("Software Shtab") Shtab" o "Shtab") es servicioa proyecto y tareas. EL SOFTWARE Shtab sustituye a varias herramientas a la vez para la gestión de proyectos, el establecimiento de tareas, el seguimiento del tiempo y el almacenamiento de archivos. La interfaz de la aplicación facilita la navegación por la multitud de tareas y proyectos. Todos los miembros del equipo ven las actualizaciones, comprenden el estado del proyecto y reaccionan más rápidamente a los cambios.

El rastreador recoge estadísticas sobre el trabajo del equipo. Esto ayuda a calcular el pago de las horas trabajadas de manera justa. horas, analizar la eficacia y mantener una relación transparente entre los participantes en el proceso. Para recopilar datos sobre el tiempo dedicado a las distintas tareas y optimizar la programación, en la aplicación de escritorio funciona un rastreador. Cuenta:

• cuándo, qué tareas y cuánto ha trabajado el empleado;
• cuántas horas y minutos se tardó en realizar una tarea concreta, incluso si varias personas trabajaron en ella en distintos momentos.

Además, el rastreador hace capturas de pantalla del escritorio cada pocos minutos y mide la actividad de los empleados durante la jornada laboral.

Parámetro "Actividad" ayuda a identificar el tiempo de máxima productividad personal y muestra la intensidad de trabajo en diferentes tareas.

El compromiso de los empleados se mide en porcentaje. La unidad de actividad son los clics, la introducción de texto y los movimientos del cursor en cada intervalo de trabajo de 20 segundos. Si no hay actividad, la actividad baja a cero. Al final del periodo, se calcula la media aritmética de todos los intervalos.

Shtab tiene una interfaz flexible y permite personalizar la lista de tareas seleccionando una de las cuatro vistas: tablero ágil clásico, lista, matriz de Eisenhower y calendario.

 

Tablero Kanban:

Las tareas se visualizan en la pizarra mediante tarjetas. Antes de hacer clic en una tarjeta, puede ver quién es el responsable, cuál es la prioridad y cuál es el plazo. Los marcadores de colores pueden utilizarse para seguir otros parámetros, que los propios participantes en el proyecto establecen.

Las tareas se agrupan en cuatro columnas: "Abiertas", "En curso", "Comprobando", "Cerradas". Esto facilita el seguimiento del progreso de tu trabajo y el control del número de tareas inacabadas.

 

Lista de tareas:

Las tarjetas se alinean en las sublistas "Abiertas", "En curso", "Comprobando" y "Cerradas". La lista muestra el artista, la prioridad, el plazo, las etiquetas, los comentarios y los archivos adjuntos de la tarjeta. Cada una de ellas puede arrastrarse y soltarse en una sublista diferente cambiando el estado de la tarea.

La ventaja de este formato es su interfaz clara y familiar: se parece a una lista de archivos en una carpeta de Windows.

 

Calendario:

Un calendario te ayuda a organizar tu trabajo para que puedas controlar los plazos. Rellena las fichas según su fecha de vencimiento. Desde el calendario, puede abrir una tarjeta o crear una nueva tarea, inmediatamente con la fecha límite deseada.

 

Pizarra en vivo:

El tablero muestra todos los cambios en tiempo real. No es necesario actualizar la página para ver las tareas recién añadidas, editar la ficha, desplazarse por las columnas-etapas. Puede ver quién está conectado y quién está viendo y editando la hoja de ruta.

 

Mis tareas:

Un usuario puede participar en varios proyectos dentro del mismo equipo. En "Mis tareas", se pueden ver todas las fichas de equipo en las que participa. Se muestran de tres formas: por estado, por prioridad y por proyecto.

Los parámetros básicos -identificación, prioridad, estado, proyecto y etiquetas- serán visibles en ambos casos.

 

El historial de cambios de la tarea:

Permite ver el historial de cambios de la tarea: creación o eliminación de comentarios, enlaces adjuntos, cambio de descripción, prioridades y estados. La siguiente información es visible para cada cambio:

El usuario que editó;

Fecha y hora del cambio;

Significado pasado.

La función proporciona transparencia a los cambios que se producen en las tareas y permite realizar un seguimiento de este proceso.

 

Avisos:

Hay diferentes tipos de notificaciones en la aplicación:

un nuevo miembro se ha unido al equipo o al proyecto;

ha surgido una nueva tarea;

se ha producido un cambio en las tareas en las que participa el empleado.

Las notificaciones de nuevos participantes en el proyecto y nuevas tareas se duplican en la cuenta de correo electrónico vinculada. En el futuro, el sistema será flexible: podrás elegir qué actualizaciones recibir dentro de la aplicación y por correo electrónico.

 

Salario según la tarifa por hora:

El servicio calcula el salario de los empleados basándose en la fórmula de las horas de trabajo multiplicadas por la tarifa horaria del empleado. Esto elimina las horas extra no pagadas y ayuda al gestor a evaluar el trabajo objetivamente, evitar errores en los cálculos y planificar el presupuesto del proyecto con mayor precisión.

 

Niveles de acceso:

El creador del proyecto puede designar a algunos miembros del personal como gestores, dándoles derecho a ver y elaborar informes, o compartir el acceso a las finanzas.

 

Archivo de tareas:

El programa guarda las tareas completadas en un archivo. Si es necesario, el usuario puede encontrar tareas cerradas, utilizar la información que contienen y crear una plantilla basada en ellas. Todo en lo que ha trabajado el equipo permanece en la memoria y puede utilizarse para mejorar la productividad.

Informe del equipo:

El informe de rendimiento del equipo lo utilizan los directivos o supervisores. Se puede ver en ella:

una lista completa de empleados;

proyectos y tareas que cada uno tiene entre manos;

el tiempo dedicado a tareas específicas.

Los análisis determinarán la productividad del equipo en términos de rendimiento individual.

 

2. Рtrabajoа con el programa Shtab:
   1. Registro y autorización

Para utilizar el software Shtab, el Usuario debe crear una cuenta.

Inscripción

Haga clic en "Registrarse" y accederá al formulario de registro; introduzca su nombre, correo electrónico y contraseña, e inmediatamente recibirá un correo electrónico con un enlace para activar su cuenta.

 

 

Inscripción por invitación

Puedes ser invitado a unirte a un equipo a través de tu correo electrónico, haciendo clic en el enlace de invitación al equipo te llevará a la página de inscripción. Tras inscribirse, se encontrará inmediatamente en el equipo al que ha sido invitado.

En la configuración del perfil puede cambiar información personal como: nombre, correo electrónico, contraseña, tarjeta bancaria, número de teléfono y eliminar su cuenta en el software Shtab.

Ver la información del usuario

Puede ver el perfil de un empleado, que contendrá información como la última visita del usuario al sistema, su cargo, sus contactos, sus proyectos y el progreso de los proyectos de los que es miembro.

Nota: Si un usuario no tiene derechos de acceso a los proyectos, o el usuario no es miembro de un proyecto en particular, no se mostrarán proyectos para ese usuario en el perfil de otro usuario que no estén disponibles para él.

 

1. 2. Cómo invitar al personal a formar parte del equipo software Shtab

ПSólo el jefe de equipo o el administrador del equipo pueden invitar a nuevos miembros a unirse al equipo.

Tenga en cuenta que para añadir un miembro a un proyecto o equipo, el usuario debe estar registrado en el sistema Shtab.

En la página de inicio, en el menú inferior izquierdo, haga clic en "Configuración del equipo":

 

En el menú que se abre, haga clic en la pestaña "Miembros":

 

Con la tarifa gratuita, puedes añadir hasta 5 participantes a un equipo.

• En la tarifa Pro, puedes añadir hasta 20 participantes a un equipo.
• La tarifa BUSINESS tiene hasta 200 participantes por equipo.

En la ventana "Participantes":

 

1. En el campo "Añadir participante", introduzca el correo electrónico del miembro del equipo y pulse la tecla "Intro".
2. Asigne uno de los tres niveles de acceso a un nuevo miembro del equipo: "Usuario", "Gestor", "Administrador":
   • El líder es el creador del equipo y tiene todos los derechos posibles.
   • Un administrador tiene los mismos derechos que un gestor, con la única diferencia de que no ha creado un equipo.
   • Gestor - sólo puede crear proyectos y ver informes de esos proyectos, donde es miembro de
   • El usuario sólo puede crear y participar en tareas
3. Haz clic en el botón "Invitar al equipo" para enviar una invitación.

El usuario añadido recibirá una notificación de la invitación en la esquina superior derecha del perfil en forma de campana:

 

Debe hacer clic en la campana y aceptar la invitación pulsando el botón: "Aceptar":

 

Una vez que el usuario acepta tu invitación y aparece en la página Participantes, puedes asignarle cualquier función en la estructura de tu equipo (director, contable, etc.):

 

 

 

 

1. 3. Derechos de acceso

Administradores, gestores, usuarios y supervisores pueden estar todos en el mismo equipo. En la configuración del equipo, los supervisores y administradores asignan derechos a otros empleados: Administrador, Gestor y Usuario.

Usuario

Director

Director
y administrador

 

Todos los derechos del empleado +

Todos los derechos del gestor +

• Ver la información del usuario
• Creación de tareas
• Tareas de edición
• Restaurar tareas desde un archivo
• Visualización de la sección Etapas
• Ver sus pagos
• Ver su actividad

• Crear un proyecto
• Editar el proyecto
• Archivo de proyectos
• Restaurar un proyecto desde un archivo
• Añadir un empleado a un proyecto
• Eliminación de tareas del archivo
• Creación de etiquetas
• Edición de etiquetas
• Crear un escenario
• Fases de edición
• Retirar las etapas

• Editar un comando
• Invitación al equipo
• Ver/cambiar la configuración de los comandos de usuario
• Retirar a un empleado de un proyecto
• Ver todos los proyectos del equipo
• Trabajar con desembolsos
• Ver los informes y la actividad de los empleados

 

 

 

1. 4. El equipo

El administrador y el gestor tienen acceso a los ajustes del equipo.

En la configuración del equipo, los administradores pueden invitar a un nuevo empleado a unirse al equipo por correo electrónico.

Los participantes que hayan sido invitados pero aún no hayan aceptado la invitación pueden ser reinvitados o cancelados pulsando los botones correspondientes.

 

En los ajustes, puedes filtrar a los empleados por derechos y ver los usuarios bloqueados. Para restaurar al empleado y recuperar el acceso al equipo, vaya a la sección "Bloqueados" y haga clic en el botón "Restaurar" situado junto al empleado. También puede buscar empleados a través del campo de búsqueda y seleccionar: Todos los miembros, Administrador, Gestor y Usuario.

 

Configuración de la página del empleado

Básico. En los ajustes básicos, los gestores y administradores pueden cambiar la tarifa de un empleado, asignarle un rol en el equipo y establecer derechos de acceso, bloquear y desbloquear a un usuario.

 

 

Los administradores también configuran los parámetros de supervisión de los empleados: frecuencia de las capturas de pantalla, seguimiento de la actividad, desenfoque de las capturas de pantalla.

La tarjeta de empleado contiene los datos de contacto introducidos por el usuario.

 

Proyectos. Muestra todos los proyectos del equipo al que se ha añadido el usuario. Aquí puede añadir inmediatamente un artista a otro proyecto marcando la casilla situada junto a su nombre.

 

 

 

La sección Proyectos muestra una lista de todos los proyectos actuales, incluidas las tareas que tienen asignadas. Cada proyecto tiene su propia barra de progreso, que se va rellenando a medida que se completan las tareas.

 

De forma similar a la sección "Tareas", los "Proyectos" pueden mostrarse en el tablero mediante tarjetas o una lista.

 

Añada sus proyectos a "Favoritos" para navegar más fácilmente por la lista general. Seleccionando la columna "Favoritos" en el menú desplegable, verá los proyectos marcados anteriormente.

 

 

 

Cinco días antes de la fecha límite fijada para el proyecto, aparecerá un aviso de fecha límite en la tarjeta.

 

 

 

 

 

 

1. 5. Crear y editar un proyecto

Crea tu primer proyecto con el botón "+Proyecto". A continuación, describa los detalles del proyecto necesarios para que los ejecutores trabajen en él.

Nota: Sólo los empleados con derechos de Gestor, Administrador y Supervisor pueden crear proyectos en el equipo y gestionar la configuración de los proyectos y añadir empleados a los mismos.

Principal

Se establecen los ajustes básicos:

• Título del proyecto
• Plazo
• Presupuesto
• Archivar tareas cerradas

 

Participantes

Añade participantes al proyecto por nombre de usuario. En cualquier momento, los participantes en el proyecto pueden ser excluidos del mismo haciendo clic en la cruz que aparece junto al empleado.

Notas:
1. Sólo los participantes que ya están en el equipo pueden añadirse al proyecto. Si desea añadir a un miembro del personal que aún no está en el equipo, primero tendrá que invitarlo al equipo sólo después de que haya aceptado las invitaciones, podrá conectarlo al proyecto.

 

Etiquetas

Puede adjuntar etiquetas a las tareas del proyecto.

Las etiquetas son individuales para cada proyecto. Sólo los usuarios con acceso a la edición de proyectos pueden crear etiquetas.

 

Etapas del proyecto

La puesta en escena se encuentra dentro del proyecto, en la pestaña siguiente a las tareas.

Las etapas pueden editarse, borrarse y añadirse nuevas etapas, así como asignarles periodos, descansos y horas.

 

 

 

 

Número de etapas - etapas y descansos

Progreso global del proyecto: proporción de tareas abiertas y cerradas en el proyecto.

 

 

 

1. 6. Archivo de proyectos

 

El archivado de proyectos es el proceso de trasladar un proyecto activo a un archivo en el que todos los usuarios pierden el acceso directo al mismo. Hay dos acciones posibles en los proyectos del archivo:

• Restaurar - restaura la actividad del proyecto
• Borrar - borra definitivamente el proyecto. Tras esta acción la información del proyecto no puede recuperarse.

Características del proyecto: varios modos de visualización, filtrado, funciones de columna y tarjetas interactivas, clasificación de tableros.

Haga clic en la pestaña "Proyectos" de la ventana principal:

 

 

En la pestaña "Actual" se muestran los proyectos en los que está trabajando actualmente:

 

 

Puede establecer si los proyectos se muestran como un tablero o como una lista haciendo clic en el botón correspondiente de la parte superior derecha "Tablero", "Lista":

 

En el modo de visualización "Pizarra", todos los proyectos se muestran como tarjetas interactivas:

 

En la vista de proyectos "Lista", todos los proyectos se muestran en forma de lista:

 

Filtrado de proyectos

Si desea añadir el proyecto en el que trabaja con más frecuencia, haga clic en la estrella de la esquina inferior derecha de la tarjeta interactiva:

 

Para mostrar sus proyectos favoritos en la ventana de proyectos actuales, seleccione "Favoritos" en la lista desplegable:

 

Sólo se mostrarán en la ventana los proyectos seleccionados:

 

Para archivar el proyecto, haga clic con el botón izquierdo en los tres puntos y pulse "Archivar":

 

Para ver los proyectos archivados, en la página Proyectos, haga clic en la pestaña Archivo y verá una lista de todos los proyectos archivados:

 

Para restaurar un proyecto desde el archivo, haga clic en la casilla situada junto al proyecto deseado y pulse el botón "Restaurar":

 

Funciones de los altavoces y tarjetas interactivas

En las tarjetas interactivas y en los altavoces se pueden ver las mismas funciones:

• Avatar y nombre del proyecto:

 

• Número de tareas completadas/número total:

 

• Porcentaje de preparación del proyecto:

 

• Asterisco para añadir/eliminar proyecto a favoritos (amarillo - proyecto en favoritos):

 

• Tres puntos para editar, borrar y archivar un proyecto:

 

1. 7. Clasificación de las tablas

En el modo de visualización de proyectos: "Pizarra", puede arrastrar y soltar tarjetas de proyecto interactivas manteniendo pulsado el botón izquierdo en el orden que desee.

Mis tareas

La sección Mis tareas está diseñada para ofrecerle un acceso rápido a una lista de todas sus tareas de todos los proyectos de los que es miembro.

Las tareas son más pequeñas que los proyectos: los proyectos se dividen convenientemente en varias tareas para diferentes ejecutantes y diferentes especificaciones de tareas.

Para mayor comodidad, puede establecer filtros de tareas y utilizar la búsqueda de tareas por nombre de tarea.

 

Visualización de tareas

Las tareas creadas aparecen en el tablón cuando usted figura como ejecutor o supervisor en una tarea: pueden agruparse por prioridad, proyecto, estado. También puede personalizar la vista de la sección: mostrar las tareas como una matriz, mostrarlas más claramente como tarjetas o de forma más compacta como una lista.

 

Filtros de tareas

Los filtros de tareas se encuentran en el campo de búsqueda. Cuando se seleccionan filtros, sólo se muestran las tareas que coinciden con los filtros.

 

 

Crear una tarea

Puede crear una tarea de dos maneras: en "Mis tareas" y a través de "Proyectos". En el primer caso, la tarea se vinculará al proyecto seleccionado, y la persona que creó el equipo se indicará en la columna de ejecutantes. En el segundo, la tarea se asigna automáticamente al proyecto.

 

Detallar la tarea

1. Nombre de la tarea
2. Descripción. Editor de bloques;
3. Adjuntar archivos. Se pueden cargar todos los tipos de archivos. En la versión gratuita, el tamaño máximo de los archivos es de 5 mb. Para la versión de pago - no limitada;
4. Fecha límite. Datapicker;
5. Estado:
   • Abrir
   • En el proceso de
   • En la inspección
   • Cerrado
6. Prioridad:
   • Crítica
   • Importante
   • Urgente
   • Bajo
7. Evaluación. Estimación del tiempo, necesaria para informar Plan-Fact;
8. Intérprete. El ajuste de intérprete es necesario para controlar el tiempo del intérprete;
9. Control. La instalación del controlador es necesaria para el seguimiento temporalеtiempo dedicado a comprobar la tarea;
10. Etapas. Se crean individualmente para cada proyecto;
11. Etiquetas. Se puede adjuntar un número ilimitado de etiquetas a una tarea;
12. Lista de control.
13. Observaciones. Los comentarios de los usuarios aparecerán enиa todos los participantes en el proyecto.

 

Cómo crear una plantilla de tareas

Para crear una plantilla para tareas que se repiten con frecuencia, o tareas con una secuencia específica, vaya a la página de su proyecto, abra la pestaña "Plantillas" y haga clic en "Crear plantilla":

 

Introduzca un nombre para la plantilla de tareas y pulse el botón "Crear plantilla":

 

En el modelo de tarea se pueden introducir los siguientes datos:

• Descripción de la tarea.
• Lista de control.
• Descargue el archivo.
• Añade un artista.
• Añade un supervisor.
• Prioridad.
• Estime el tiempo de la tarea en horas.
• Escenario.
• Etiquetas.

 

Una vez que haya terminado de crear una tarea, podrá encontrar la plantilla de tarea en la página "Proyectos" - "Plantillas":

 

Para crear una tarea a partir de la plantilla, seleccione la tarea deseada, pulse los tres puntos y, a continuación, pulse el botón "Crear tarea":

 

Encontrará más instrucciones para el usuario en: https://doc.shtab.app/

 

4. Asistencia técnica soporte de software Shtab:

La asistencia técnica a los usuarios se proporciona por correo electrónico a hi@shtab.app.  

Especialistas que prestan apoyo técnico SOFTWARE ShtabSe requieren los siguientes conocimientos y aptitudes:

• conocimientos informáticos de nivel especializado;  
• conocimiento de la funcionalidad SOFTWARE Shtab y las particularidades de trabajar con él.

5. Nivel de formación Пusuarios:

El programa Shtab no requiere ninguna cualificación especial ПEl usuario debe dominar todos los aspectos de Shtab, además de tener conocimientos de cualquiera de los siguientes programas compatibles ИEl software Shtab no requiere ninguna cualificación especial más allá de la capacidad de utilizar cualquiera de los navegadores compatibles (Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari, Microsoft Internet Explorer, etc.). etc.).).

 

6. Información necesaria para la instalación y el funcionamiento:

El acceso al software Shtab no requiere instalación en el dispositivo del usuario. El software Shtab se implementa como una solución en la nube, el funcionamiento debe ser a través de los navegadores: Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari, Microsoft Internet Explorer etc.

El acceso a las funciones del software Shtab está sujeto al registro previo de una cuenta en https://my.shtab.app/auth/registration y a la autorización posterior: introducción de datos de identificación, que incluyen un nombre de usuario y una contraseña. (de conformidad con el punto 2.1 del presente documento).